В целях упорядочения работы по хранению и использованию специальной таможенной документации в Северо-Западной акцизной таможне и во исполнение приказа ГТК России от 05.08.1998 N 548 "Об утверждении Порядка приема, хранения и формирования в дела первых экземпляров грузовых таможенных деклараций и документов к ним" ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемый Порядок выдачи первых экземпляров грузовых таможенных деклараций и документов к ним (далее - Порядок).
2. Начальникам структурных подразделений и таможенных постов обеспечить организацию работы в соответствии с прилагаемым Порядком.
3. Признать утратившим силу приказ Северо-Западной акцизной таможни от 12.08.1999 N 119 "Об утверждении Порядка выдачи укомплектованных ГТД и дел по оформлению транспортных средств из архива таможенных постов таможни".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник
Северо-Западной акцизной таможни,
полковник таможенной службы
С.Н.Зубков

ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу Северо-Западной
акцизной таможни
от 30.11.2005 N 399

ПОРЯДОК ПРИЕМА, ХРАНЕНИЯ, ФОРМИРОВАНИЯ И ВЫДАЧИ ПЕРВЫХ ЭКЗЕМПЛЯРОВ ГРУЗОВЫХ ТАМОЖЕННЫХ ДЕКЛАРАЦИЙ И ДОКУМЕНТОВ К НИМ 1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет технологию приема, хранения, формирования в дела и выдачи первых экземпляров грузовых таможенных деклараций (или документов, используемых в соответствии с правовыми документами ФТС России в качестве таможенной документации) и документов к ним, необходимых для таможенных целей (далее - укомплектованные ГТД) в Северо-Западной акцизной таможни (далее - СЗАТ) после завершения процедуры таможенного оформления и действия таможенного режима в соответствии с требованиями и положениями Таможенного кодекса РФ, приказом ГТК России от 05.08.1998 N 548 "Об утверждении Порядка приема, хранения и формирования в дела первых экземпляров грузовых таможенных деклараций и документов к ним", приказом ГТК России от 24.05.2004 N 602 "О распределении листов ГТД и сроках хранения таможенных деклараций", приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах".
1.2. Укомплектованные ГТД, по которым действие таможенного режима не завершено (временный ввоз (вывоз), режим переработки и т.д.), хранятся на таможенном посту до завершения действия таможенного режима.
1.3. Данный Порядок также распространяется на таможенные декларации, оформленные по упрощенной форме на ввозимые (вывозимые) физическими лицами транспортные средства, не предназначенные для производственной или иной коммерческой деятельности.
1.4. После выпуска товаров и транспортных средств укомплектованные ГТД и документы к ним передаются на участок приема, регистрации, учета ГТД инспектору (далее - регистрирующий инспектор) таможенного поста, который после сбора недостающих документов по внутренней описи передает инспектору того же таможенного поста, ответственному (далее - ответственный инспектор) за прием, хранение укомплектованных ГТД, формирование их в дела и передачу в архив таможни, назначенному приказом начальника таможни.
1.5. Передаче в архив таможни подлежат ГТД, указанные в п. 3 приказа ГТК России от 24.05.2004 N 602 "О распределении листов ГТД и сроках хранения таможенных деклараций", в соответствии с настоящим Порядком.
2. Подготовка и передача дел с ГТД в архив таможни
2.1. Регистрирующий инспектор передает укомплектованные ГТД, по которым таможенное оформление и действие заявленных в них таможенных режимов в соответствии с требованиями и положениями Таможенного кодекса Российской Федерации завершены, ответственному инспектору не позднее следующего рабочего дня (приказ ГТК России от 05.08.1998 N 548).
2.2. Ответственный инспектор проверяет по приложенной к укомплектованной ГТД описи, утвержденной приказом ГТК России от 29.11.2002 N 1284 "Об утверждении Правил приема ГТД", наличие включенных в комплект документов, прилагаемых к первому экземпляру ГТД. Листы документов нумеруют. В конце описи регистрирующий и ответственный инспекторы составляют и подписывают итоговую запись (приказ ГТК России от 05.08.1998 N 548).
Если при проверке наличия по данной описи отсутствуют те или иные документы, то в графе "Примечание" делается отметка, куда они отправлены.
Если комплект документов ГТД был дополнен, то они вносятся в опись дополнительно.
2.3. Прием укомплектованных ГТД фиксируется ответственным инспектором на таможенном посту в книге учета ГТД по следующей форме:

N п/п	Дата приема	Номер ГТД	Количество листов в комплекте	Сдал (фамилия, подпись)	Принял (фамилия, подпись)
1	2	3	4	5	6

2.4. На таможенном посту укомплектованные ГТД хранятся в архиве таможенного поста, до сдачи ГТД в архив они должны находиться в опечатываемых шкафах аналогично документам строгой финансовой отчетности.
2.5. Ответственность за полноту комплектов документов в соответствии с приложенной описью, их хранение после приема от регистрирующих инспекторов до сдачи в архив таможни несет ответственный инспектор.
2.6. Ответственный инспектор при необходимости выдает укомплектованные ГТД из архива таможенного поста только по письменному разрешению начальника таможенного поста или лица, его замещающего.
2.7. Для сдачи в архив таможни укомплектованные ГТД одного календарного года формируются в дела ответственным инспектором в соответствии со следующими основными правилами:
дела формируются отдельно с учетом каждых заявленных таможенных режимов;
количество листов не должно превышать 250 листов. Не допускается разрывать укомплектованные ГТД по разным делам;
допускается формирование и хранение ГТД в папках-скоросшивателях или папках-"коронах";
сформированные в дело ГТД необходимо отделять друг от друга разделителями с указанием номера ГТД;
необязательно вести сквозную нумерацию листов, достаточно нумерации листов в каждой ГТД;
к каждому сформированному делу прикладывается (подшивается в скоросшиватель) перечень включенных в данное дело ГТД, которые расположены в порядке возрастания номеров (приложение 1)*. Вклеивать перечень запрещено.
На обложках дел с ГТД должны быть указаны следующие реквизиты: название таможни, таможенного поста, индекс дела (согласно номенклатуре), заголовок дела с указанием номеров первой и последней ГТД (например, с N 096 по N 102), срок хранения (приложение 2)*.
2.8. Передача дел с ГТД таможенными постами в архив таможни производится в соответствии с графиком приема-передачи дел, но не чаще одного раза в месяц. Причем в текущем месяце передаются дела с ГТД, подлежащие сдаче, за предыдущий месяц года, который подлежит сдаче в архив.
2.9. Прием-передачу дел с ГТД в архив таможни производят ответственный инспектор за архив таможенного поста и главный государственный таможенный инспектор по архивной работе отдела документационного обеспечения (далее - ответственный за архив).
2.10. Ответственный инспектор передает дела с ГТД в архив таможни только по описям. Описи составляются по установленной форме (приложение 3)* раздельно на ГТД, оформленные в различных таможенных режимах. Аннулированные ГТД также подлежат отдельной сдаче в архив со всеми экземплярами.
Ответственный за архив проверяет наличие укомплектованных ГТД, включенных в дело, а также количество листов и наличие документов, включенных в опись к каждой ГТД.
По окончании приема-передачи дел с ГТД в описи делается отметка о приеме-передаче дел, включенных в нее, которую подписывают передающая и принимающая стороны.
Описи составляются в двух экземплярах: первый остается в архиве таможни, второй - в архиве таможенного поста.
3. Обеспечение сохранности и выдачи ГТД
3.1. Помещения, выделяемые для архива таможни и таможенного поста, должны соответствовать требованиям, предъявляемым к архивохранилищам (раздел 11 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах). Ответственность за сохранность дел с ГТД несет лицо, назначенное ответственным за архив.
3.2. Выдача первых экземпляров укомплектованных ГТД для осуществления контроля производится:
1) для использования должностными лицами таможни;
2) во временное пользование для других организаций (включая вышестоящие таможенные органы).
3.3. Дела выдаются во временное пользование из хранилища на срок, не превышающий:
1 месяц - для использования должностными лицами таможенного органа;
3 месяца - во временное пользование для других организаций.
Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.
Продление установленных сроков выдачи документов допускается в особых случаях с разрешения руководителя таможенного органа (в СЗАТ - начальника таможни, на таможенном посту - начальника таможенного поста) по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.
3.4. Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:
- заказами (требованиями) на выдачу дел должностным лицам таможни, регистрация которых осуществляется таможенными постами и архивом таможни (приложение 4)*;
- актами выдачи дел во временное пользование другим организациям, включая вышестоящие таможенные органы (приложение 5)*.
3.5. Выдача документов регистрируется в книгах выдачи документов:
а) выдачи дел структурным подразделениям таможни;
б) выдачи дел во временное пользование другим организациям:

N п/п	Дата выдачи	Фонд N	Опись N	Дело N	Кому выдано	Расписка в получении дела	Дата возврата дела	Расписка в возвращении дела
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого в ____ году выдано из архива ______________________________ дел
(цифрами и прописью)

Ответственный за архив Подпись Расшифровка подписи

Дата

Подпись получателя необходима за каждое выданное дело.
3.6. Исполненные заказы (требования) хранятся до истечения сроков их хранения или осуществления проверки наличия и состояния дел.
3.7. Выдача первых экземпляров ГТД во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем таможни и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в архиве. При сдаче ГТД в архив таможни акты передаются вместе с делами.
3.8. При выдаче дел из архива на место выданного дела подкладывается карта-заместитель (приложение 6)*, в которой указываются номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись должностного лица, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.
3.9. Копии с укомплектованных дел снимаются на таможенном посту согласно заявке, подписанной начальником поста и соответственно в архиве таможни согласно заявке, подписанной начальником таможни. Копии дел заверяются в установленном порядке. Копии документов по запросам иных органов государственной власти предоставлять строго в случаях указания номеров проверок, уголовных дел, дел об АП.
3.10. Выдача укомплектованных ГТД правоохранительным, судебным органам производится только на основании постановления следователя, судебного решения в присутствии понятых и с составлением протокола выемки. С выдаваемых документов должны быть сняты копии, которые подкладываются на место изымаемых. Копия протокола выемки хранится вместе с актами о выдаче документов (приложение 7)*.
4. Уничтожение дел с ГТД
4.1. Дела с ГТД, по которым в соответствии с нормативными актами ФТС России истекли, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется в одном экземпляре. После согласования с экспертной комиссией акт утверждается начальником таможни или лицом, его замещающим.
4.2. После утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела с ГТД подлежат подготовке для сдачи на предприятия по переработке макулатуры только в измельченном бумагорезательной машиной виде или сжигаются в присутствии комиссии из представителей таможни.
4.3. На акте о выделении к уничтожению дел ставится отметка о приеме макулатуры предприятиями по ее переработке. Акт комиссии о сожжении документов прикладывается к акту о выделении к уничтожению дел.
На основании акта о выделении к уничтожению дел или квитанции о приеме макулатуры предприятиями по переработке макулатуры ответственный за архив вносит изменения в соответствующие учетные документы.

Начальник отдела
документационного обеспечения,
майор таможенной службы
Ю.А.Елисеева